"Kan lo PM-nya"
Mungkin saja, bagi beberapa orang, tugas seorang PM itu memiliki rumus sendiri, yaitu:
kerjaan = new Kerjaan()
if(kerjaan != null){
while(i<team.length){
if (kerjaan == TeamJobDesc[i])
responsibleTeam = team[i];
i++;
}
assign.kerjaan(responsibleTeam)
}
else{
insert.TeamJobDesc["PM"]
}
Dalam tulisan kali ini, saya ingin sharing mengenai beberapa istilah-istilah lain yang ada di dunia Project Management. Karena, Project Management adalah dunia yang luas yang isinya tidak hanya dihuni oleh Project Manager a.k.a PM itu sendiri.
1. Project Manager
Ini adalah "tokoh utama" dari bidang Project Management. Sesuai namanya, tugas seorang PM adalah mengelola jalannya suatu proyek untuk memastikan proyek tersebut memenuhi kriteria OTOBOS. Meski begitu, seorang PM tidak hanya terbatas untuk memastikan sebuah proyek memenuhi kriteria OTOBOS, tapi juga untuk memastikan customer satisfaction dari delivery proyek tersebut. Soalnya, tidak jarang ada kondisi di mana mengunci kriteria OTOBOS dalam sebuah proyek justru menimbulkan customer dissatisfaction.
Seorang PM adalah sosok yang melihat jalannya proyek dari helicopter view alias melihat proyek secara garis besar. Dengan begitu, PM bisa mengantisipasi hal-hal yang berpotensi mengganggu jalannya proyek secara umum sehingga dapat menyelesaikannya dengan cara yang tepat. Satu hal yang perlu digarisbawahi adalah 'garis besar'. Artinya, PM seyogyanya tidak menangani hal-hal kecil, detil, dan teknis yang terjadi di dalam task suatu proyek. Ibaratnya, dalam sebuah proyek konstruksi, bukan kapasitas PM untuk mengajari timnya mengenai cara mengencangkan baut atau menggali tanah untuk fondasi.
2. PMO
Project Management Office, atau biasa disebut PMO, adalah tim atau seseorang yang bertugas membantu PM dalam menjalankan sebuah proyek. Bantuan PMO terhadap PM biasanya dalam bentuk metodologi, format dokumentasi, standardisasi, pengetahuan governance dan compliance, serta menjadi pihak yang merangkum laporan-laporan yang terjadi di lapangan dari para PM.
Menurut penerjemahan saya pribadi, PMO, yang memiliki kepanjangan Project Management Office, adalah tim Project Management yang stay di kantor (office) untuk mengolah informasi dan data yang dilaporkan PM di lapangan. Jadi, biasanya PMO ini tidak berinteraksi langsung dengan klien dan lebih banyak berinteraksi dengan stakeholder internal untuk keperluan reporting.
3. Business Analyst
Jika tadi PM mengelola proyek secara garis besar, maka Business Analyst (BA) adalah sosok yang menyelam lebih dalam untuk memimpin tim proyek di level semi-teknis. Business Analyst dalam sebuah proyek, terutama IT, memiliki tugas utama untuk mengelola requirement dan menerjemahkannya ke dalam sebuah alur dan fungsionalitas yang nantinya akan dikembangkan oleh tim pengembang.
Biasanya, BA tidak tahu menahu mengenai timeline proyek secara keseluruhan, namun BA harus bisa mengetahui estimasi dan target dari masing-masing tim teknis tentang rencana pengembangan fitur atau requirement yang dibuat. Bersama System Analyst, BA menjadi duet untuk memastikan aplikasi yang dikembangkan sesuai dengan requirement dan memiliki rancangan yang tepat.
4. System Analyst
System Analyst, atau SA, adalah pihak yang memimpin tim proyek di level teknis. SA menerjemahkan alur dan fitur yang dikeluarkan BA menjadi solusi atau hal yang lebih teknis lagi. Jadi, SA ini memiliki cakupan satu level lebih teknis ketimbang BA. Bersama, mereka menjadi point of contact bagi tim Teknis untuk memastikan aplikasi atau fitur yang dibuat tepat sasaran. BA memastikan fitur yang dibuat sesuai kebutuhan bisnis, dan SA memastikan fitur yang dibuat sesuai dengan desain code yang proper.
Misalnya, user memiliki proses bisnis untuk melakukan pembaharuan data pegawai secara otomatis. Dari kebutuhan itu, BA akan melakukan analisa alur kerja di aplikasi dan fitur apa yang perlu dibuat untuk memenuhi aktivitas tersebut. Sedangkan SA bertugas untuk menganalisa Library, pertukaran data (API atau FTP, dll), database, SP, dan hal-hal teknis lainnya untuk mendukung fitur tersebut.
5. Project Coordinator
Jabatan ini biasanya ada di perusahaan yang model bisnisnya adalah client-based project. Project Coordinator (PC) bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan tim proyek untuk memastikan tim proyek memiliki pengetahuan mengenai apa yang harus mereka lakukan, kapan, perlu koordinasi dengan siapa, dan berapa lama.
Bedanya dengan PM, seorang Project Coordinator melakukan pengkoordinasian tim secara internal, antara Developer, QA, Operation, BA, SA, dll. Sedangkan Project Manager akan mengelola koordinasi tim secara eksternal, seperti Client, Vendor, Pemerintah (jika ada), Kepolisian (jika ada), dan pihak lainnya.
6. Project Administrator
Seperti namanya, Project Administrator bertanggung jawab untuk membuat dan mengelola dokumen-dokumen administrasi proyek. Seorang PA akan berkoordinasi dengan PC dan PM mengenai dokumentasi apa saja yang dibutuhkan selama jalannya proyek.
7. Service Delivery Manager
Peran ini sebetulnya tidak ada dalam Project Management, melainkan ada pada Operation Management. Tapi, karena kadang PM juga disalahartikan untuk mengelola fase Maintenance, jadi saya rasa saya perlu memasukkan posisi ini sebagai pembelajaran bersama.
Pada dasarnya, seorang PM, PC, dan PA bertanggung jawab terhadap jalannya suatu proyek. Di PMBOK sendiri disebutkan kalau proyek adalah sesuatu yang memiliki awal dan akhir. Nah, ketika proyek berakhir, maka pekerjaan tersebut akan diserahterimakan ke tim Operasional yang dipimpin oleh seorang IT Service Delivery Manager. Jadi, SDM ini yang akan menjalankan fungsi sebagai "PM" di wilayah operasional dengan tetap dibantu BA dan SA karena dua posisi ini biasanya bisa crossing dan bersifat end to end terhadap aplikasi yang dibuat.
---000---
Sebetulnya ada banyak istilah-istilah high level lain dalam dunia Project Management. Jika dari poin-poin di atas kita bisa melihat kalau PM adalah "level" tertinggi di dalam sebuah proyek, maka kita tahu ada posisi lain yang menjalankan fungsi crossed-project di mana seorang PM akan report ke mereka, seperti PMO (eh udah disebut deng di atas), Project Director, Project Lead, dll.
Semoga sedikit sharing ini dapat memberikan gambaran mengenai komposisi "manajemen" yang ideal di dalam sebuah struktur proyek. Di setiap perusahaan pasti berbeda-beda sih, dan yang paling jamak terjadi adalah adanya rangkap peran satu dengan yang lain.
Comments
Post a Comment